Ausgangslage
Die Projektleiter eines regionalen Haustechnik-Betriebs steuerten Wärmepumpen-Projekte über Excel-Listen, E-Mails und Erinnerung. Was der nächste Schritt in einem Projekt war, wusste oft nur eine Person. Übergaben und Nachfassen hingen am Gedächtnis.
Vorgehen
- Prozess modellierenGemeinsam mit den Projektleitern habe ich den Weg von der Anfrage bis zur Abnahme in elf Phasen gegliedert – inklusive „Zurückgestellt“ und „Verloren“.
- Checklisten je PhaseJede operative Phase erhält eine standardisierte Checkliste. Die Anfragephase ist in sieben Themengruppen aufgeteilt, von Technischen Grunddaten bis Warmwasser.
- Karten automatisch erzeugenEin Power-Automate-Flow liest den Projektbestand aus Excel, legt über die Trello-REST-API Karten an und erzeugt die Checklisten samt Punkten.
- Nächste Aufgabe im TitelDer Kartentitel folgt dem Muster PL-Kürzel | Projektnummer | Kunde | nächste Aufgabe. Der letzte Teil aktualisiert sich aus dem ersten offenen Checklistenpunkt.
- Phasenwechsel absichernWird eine Karte verschoben, obwohl Punkte offen sind, setzt der Flow sie zurück und listet die offenen Punkte als Kommentar. Erledigte Checklisten bleiben als Verlauf erhalten.
- In Teams einbindenDas Board läuft als Registerkarte in Microsoft Teams. Nach Auftragserteilung dient ein Teams-Projektraum für Baustellenfotos, Dokumente und die Abstimmung mit Monteuren.
Ergebnis
- Jeder Projektleiter sieht seine Projekte mit dem nächsten konkreten Schritt direkt im Titel
- Geschäftsführung und Büro sehen alle Projekte auf einen Blick
- Kein Phasenwechsel ohne vollständige Checkliste
- Rollout zunächst als Pilot mit einem Projektleiter, danach für das gesamte Team
Technische Details
Die Checklisten-Vorlagen liegen als JSON im Flow und werden in verschachtelten Schleifen per HTTP-POST an /1/checklists und /checkItems übergeben. Ein täglicher Sync-Flow gleicht Excel, Trello und das interne System ab.