Ausgangslage
Auf Initiative der Geschäftsführung sollte ein Ort entstehen, an dem Techniker und Büro alle Informationen finden. Bisher lagen Anleitungen, Formulare und Kontakte verstreut, und neue Mitarbeitende waren auf Nachfragen angewiesen.
Vorgehen
- Rollen statt OrdnerStatt einer Ordnerstruktur gibt es drei Portale: Techniker (Kundendienst, Melden & Beantragen, Sicherheit & Vorschriften, Organisation), Büro und Geschäftsführung.
- Inhaltsseiten aufbauenSeiten für Erste Hilfe, Ansprechpartner, Akademie und eine Anleitung zum Umgang mit Reklamationen.
- Anträge digitalisierenBestellungen von Arbeitskleidung laufen über Microsoft Forms mit einem Freigabe-Workflow in Power Automate.
- Apps einbettenPower Apps ersetzen Listen dort, wo eine bessere Oberfläche gebraucht wird, etwa beim Besprechungs-Tracker.
- Einarbeitung unterstützenEine zweisprachige Verfahrensanweisung für die Einarbeitung im Außendienst und ein Skript für ein Sicherheitsschulungsvideo.
Ergebnis
- Ein zentraler Einstieg für alle Mitarbeitenden
- Anträge mit nachvollziehbarer Freigabe statt Zettel und Zuruf
- Einheitliches Erscheinungsbild mit eigenen Grafiken und personalisierter Startseite
Technische Details
Das Mega-Menü war wegen Einschränkungen bei der Hub-Site-Registrierung im Tenant nicht verfügbar; die Navigation wurde deshalb über Seitenstruktur und Kacheln gelöst. Ein HTML-Kontaktverzeichnis ließ sich in SharePoint nicht rendern und wurde als Power App umgesetzt.