Ausgangslage
Wartungserinnerungen wurden bisher manuell verschickt. Die Kundendaten lagen in zwei getrennten Excel-Dateien, mit mehreren Anlagen pro Zeile und uneinheitlichen Namensfeldern.
Vorgehen
- Daten zusammenführenBeide Dateien mit Power Query zusammengeführt (Abfragen anfügen) und auf eine Zeile pro Anlage aufgeteilt, sortiert nach Kundennummer.
- Daten bereinigenNamen in Vor- und Nachnamen getrennt, als formatierte Tabelle angelegt. Ein falscher „über 5.000 Zeilen“-Fehler beim Import ließ sich auf Geisterzeilen zurückführen und beheben.
- SharePoint als DatenbasisJede Zeile der SharePoint-Liste steht für eine Anlage eines Kunden, mit Status-Spalte für den Fortschritt der Erinnerung.
- E-Mail-Serie bauenMehrere Flows versenden eine dreistufige Serie. OData-Filter auf die Status-Spalte steuern, wer welche E-Mail erhält; Fristen werden mit addDays berechnet.
- GestaltungTabellenbasiertes HTML im Firmendesign, damit die Mails auch in Outlook korrekt aussehen, mit dynamischen Inhalten aus Compose-Schritten.
Ergebnis
- Erinnerungen gehen termingerecht raus, ohne Serienbrief und Handarbeit
- Für jede Anlage ist sichtbar, welche Stufe erreicht ist
- Die Datenbasis ist erstmals sauber und in einer Liste
Technische Details
Auswahlspalten erfordern in Ausdrücken das Suffix .Value bzw. im OData-Filter Status/Value eq '…'. Das ist eine häufige Fehlerquelle bei Power Automate mit SharePoint.